記帳代行の続きですが、今回は会計事務所内部での対応という視点で見ていきたいと思います。
会計ソフト
入力業務を内部で行う場合は、当然ですが会計ソフトが必要になります。
会計事務所はそれぞれでメインで使用する会計ソフトが異なります。
代表的なものは、弥生、PCA、ミロク、勘定奉行、エプソンなどでしょうか。
私は経験上、エプソンを良く使っていました。
ただ、元々自計化していているお客様が税理替えでいらっしゃったりして、
メジャーどころの会計ソフトはほぼ経験しました。感想としては、機能的には大きな違いはないように思います。「入力が速くできる」とか「推移表から元帳に飛べて画面切り替えがラク」など、
好みのレベル程度で、慣れたらそれぞれで使いやすさがあると思います。
会計事務所職員は、その会計事務所で決まったソフトがすでにあるので、それに慣れるしかないですね(^-^;
入力の内部ルールを構築する
さて実際の入力業務ですが、顧客担当者が自ら行う場合と、入力専門の内勤の方に入力してもう場合と、２パターンあると思います。どちらの場合でも一定の内部ルールを構築することが必要だと思っています。ルールとは何のことを言っているかというと、例えば勘定科目の選択です。
文房具を買った領収証が出てきたときに、ある担当者は「消耗品費」とするのに、別の担当者は「事務用品費」とします。また、他には摘要の入れ方です。スターバックスの領収証が出てきたら、ある担当者は摘要に「スターバックス」と店名を入れ、ある担当者は「打ち合わせ飲食費」と店名は入れずに経費の内容を入れたりします。これってすでに感覚的に良くないなと思いませんか？私は思ってしまいます(^-^;良くないと思う理由をちゃんと書くと次のような感じです。
・お客様は「会計事務所」と顧問契約をしているため、担当者によって入力の仕方が違うのはサービスの質として悪い。
・担当者ごとに入力の仕方が違うと、特に内勤の方に任せたときに非効率的になり、入力者は嫌になる。
・同じ取引でも前年と勘定科目が違ったりして、比較分析がしづらくなる。
会計事務所としてお客様にあたっている以上、私は属人的に仕事をするのは良いことだと思っていません。入力業務は、会計事務所初心者の若者が行うことも多いです。これが担当者によってやり方がバラバラだと、嫌になっていきますよね。こういう部分からある程度のルールを構築して会社として成長していくことが重要なのではないかと思っています。
記帳代行については今のところ以上です。
入力業務は、パソコンに打ち込みをしていく地味な仕事ですし、誰が入力しても大差のない、付加価値の低い仕事だと思われがちです。特に今はクラウド会計が進化してきていますし、余計にそのような風潮があります。ただ、クラウド会計を導入したとしても、まだ人の手によるチェックは必要ですし、そこでも入力業務の経験は必ず生きます。
記帳自体は非常に重要な業務です。また、基本でもありますので、日々の地味な業務ですが丁寧に行っていきたいですよね。
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